سعید معادی
مقدمه:
دنیای امروز با سرعت سرسام آوری به سوی توسعه و گسترش فناوری و تكنولوژی در تولید آگاهی و اطلاعات و تبادل سریع و صحیح آن است و در این راستا شتاب فزاینده انتشار داده ها و آمار و اطلاعات كه خود حاصل عصر دیجیتالی و فن آوری نوین علمی است سبب خواهد شد تا انقلاب جدید و تحولی بنیادین در زمینه اطلاع رسانی و اطلاع یابی به وجود آید و در واقع تبدیل ”دهكده جهانی“ به ”ذهنیت جهانی“ و ”انقلاب ارتباطات“ به انقلاب اطلاعات دلالت بر این رخدادهای شگرف و عمیق در عرصه یاد شده دارد.
بنابراین در دنیای مجازی امروز كه فناوری جدید ارتباطی و سیستم های نوین اطلاع رسانی برای ارایه خدمات منطبق به خواسته ها و نیازهای مخاطبین به طور لحظه ای هرگونه مرز جغرافیایی و موانع طبیعی را در كمترین زمان ممكن در می نورد و انباشت اطلاعات و داده ها را به پهنای گسترده جهانی بر روی شبكه های ارتباطی به نمایش می گذارد فرصتی است تا با اتكاء به منابع اطلاعاتی و مجهز شدن به آخرین یافته مهمترین تصمیم سازی و تصمیم گیری در همه عرصه ها بوقوع به پیوندد. ضمن آنكه باید خاطرنشان ساخت كه تبادل اطلاعات و افزایش و انباشت داده ها اطلاعاتی در گرو برقراری ارتباطات به عنوان یكی از اصلی ترین و .مهم ترین ركن اجتماعی اشاره كرد، در واقع ارتباطات به عنوان پیچیده ترین مقوله اجتماعی است كه بیانگر پیچیدگی ابعاد وجودی انسان است ولیكن ضرورت برقراری آن در جهت رفع یكی از نیازهای جدی جامعه بشری همه دشواریها را مرتفع و انسان را وادار به صرف انرژی و زمان بیشتری در بروز خلاقیتها و نوآوریها در ایجاد و بكارگیری ابزار و فنون ارتباطی جدید می سازد تا بتواند در یك شرایط مناسب و مطلوب به انتقال داشته ها، یافته ها و تجارب علمی و عملی در كمترین زمان ممكن برای دیگر همنوعان خود بپردازد و به نوعی در سایه این ارتباط و انتقال افق جدیدی را در مسیر تكامل و تعالی، در پیش روی جامعه انسانی قرار دهد. بنابراین ضرورت و احساس نیاز درونی و ذاتی در جهت گریز از جهل و نقص نسبی به سوی دانایی و روشنائی از یك سو و همچنین سعی و تلاش در گذر از شرایط و وضعیت موجود و خروج از عادت ماموفه به موقعیت و فضای بهتر به عنوان عوامل مهم و محرك اساس در بكارگیری صحیح و اصولی از تكنولوژی و فناوری جدید در دستیابی به دانسته ها و یافته جدید در تحقق بخشی اصل مشتری مداری محسوب می گردد. بویژه آنكه فضای تبادل و داد و ستد اطلاعات و دانسته های جدید بخش تعاون و كاربران و استفاده كنندگان آن اتحادیه ها، شركتهای تعاونی و تعاونگران باشد كه طبعا این بخش و این اشخاص حقیقی و حقوقی بواسطه موقعیت و شرایط خاص بخش تعاون به عنوان یك پدیده فرابخشی، ایجاد یك انتقال منطقی و معقول را درحضور و مشاركت فعالانه آنان در عرصه تحقیق، تفحص، ابداع و نوآوری از یك سوء انتقال این دانسته ها و یافته ها جدید را از سوی دیگر در اذهان بوجود می آورد. بنابراین نقش روابط عمومی در بسترسازی و ایجاد فرهنگ اطلاع رسانی و اطلاع یابی در معرفی ظرفیت و پتانسیل بنگاههای اقتصادی كه در قالب تشكلهای تعاونی در عرصه های مختلف اقتصادی فعالیت می نمایند همراه با اعتماد سازی و جلب مشاركت اشخاص حقیقی و حقوقی به عنوان مشتریان و مخاطبان بخش تعاون در تصمیم سازی و تصمیم گیری امری كاملا مشهود و ملموس می باشد. كه در بخشهای بعدی به راهكارهای آن اشاره می گردد.
ارتباطات
توسعه، رشد و اعتلاء اتحادیه ها و شركتهای تعاونی به عنوان بنگاههای اقتصادی همراه با فناوری و تكنولوژی جدید رابطه مستقیم و علت و معلولی با گستردگی فعالیت روابط عمومی دارد و در واقع هر آنچه كه روابط عمومی در عرصه نوآوری، پویایی حركت نماید بالطبع مجموعه شركت تعاونی نیز در این چرخه مسیری را بر می گزیند كه از هر حیث مرتبط با این مقوله باشد زیرا هدف روابط عمومی چیزی جز تحقق و اجرای وظایف ماموریت تعیین شده در راستای حصول رضایت مشتریان و اصل مشتری مداری نیست. بنابراین ایجاد خود باوری و درك ظرفیت و پتانسیل و انعكاس توانمندیها و ویژگیها و فعالیت یك شركت تعاونی از سوی یك روابط عمومی موثر و كارآمد می تواند منجر به موفقیت یك شركت تعاونی گردد. بالعكس عدم حضور روابط عمومی و یا ناكارآمدی آن می تواند شركت تعاونی را به سوی ایستائی، ركود و حركت انفعالی سوق دهد. بنابراین نخستین و اصلی ترین وظیفه روابط عمومی ارتباطات و اطلاع رسانی است. كه اجرای اصولی آن نیاز به علم، تجربه و عمل سازمان یافته می باشد. برای اینكه در عصری كه به عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات نام گرفته است جامعه ای، سازمانی و افرادی قادر به ادامه حیات خواهند بود كه آگاه تر و به هنگام تر باشند و بتواند با شناخت شرایط و وضعیت موجود با استفاده از نگاه مخاطبان، پیام ارتباطی منطبق با ذائقه و دیدگاه مشتریان كه از تاثیر و كارائی لازم برخوردار باشد در چارچوب اهداف شركت تعاونی تهیه نمایند. از این رو این كه روابط عمومی هر شركت تعاونی پیام را تهیه و در اختیار مخاطبان و مشتریان قرار دهد به منزله انجام كار نمی باشد بلكه با این روش فرآیند ارتباط به صورت ناقص شكل گرفته و زمینه برای دریافت
عكس العملها و مشاهده، رفتارها فراهم نشده است كه با تحقق این موضوع تنها قسمت دیگری از فرآیند ارتباط شكل می گیرد و در واقع برای رسیدن به ارتباط صحیح، موثر، تعاملی و تفاهمی، بكارگیری و اعمال نمودن خواسته ها، سلایق، انتظارات، دیدگاهها، و به نوعی مشاركت دادن مخاطبان خاص و عام در تصمیم سازی، تصمیم گیری و برنامه ریزی می باشد. زیرا دریافت و تجزیه و تحلیل بازخوردها به عنوان بهترین دستمایه و شالوده در تهیه، تدوین و اجراء برنامه های شركت تعاونی محسوب می گردد. كه متاسفانه در حال حاضر این موارد كه به عنوان اصول انكارناپذیر در روند فعالیت روابط عمومی محسوب می گردد. به عنوان حلقه های مفقوده وجود دارد.
بنابراین ارتباط به عنوان اولین و ضروری ترین نیاز در سطح روابط انسانی، اجتماعی و سازمانی قلمداد می گردد. كه طبعا شرایط برقراری ارتباط به صورت صحیح، اصولی، تفاهمی، تعاملی و موثر درجهت ارسال و القاء پیام به مخاطبان و دریافت بازخورد و عكس العملهای منطقی و عقلانی آنان در جهت تدوین برنامه ها با لحاظ كردن اصل مشتری مداری در درجه اول منوط به شناخت كامل و جامع می باشد. زیرا هرآنچه كه در یك رابطه منطقی، دایره شناخت نسبت به مخاطبان از شمول بیشتری برخوردار باشد. در نتیجه پیام و مفاهیم و محتوای پیام براساس اهداف و ماموریت شركت تعاونی سنجیده و اصولی تر و بالطبع میزان اثرگذاری پیام به ذهن مخاطبان و بسترسازی برای مشاركت مخاطبان با شركت تعاونی در تصمیم سازی و تصمیم گیری بیشتر خواهد شد.
بنابراین ایجاد انگیزه در ذهن و روان مخاطب برای تشریك در برنامه ریزی شركت تعاونی و یا هر بنگاه اقتصادی دیگر در گرو شناخت اصولی و با استفاده از روشهای علمی و عملی است. از این رو برای آنكه روابط عمومی شركت های تعاونی بتواند در برقراری ارتباط در راستای تحقق اهداف و برنامه های از پیش تعیین شده با لحاظ كردن اصول اطلاع رسانی موفق باشند در درجه اول نیاز به تقسیم بندی مخاطبان در قالب درون سازمانی و برون سازمانی و پس از آن تقسیم هر كدام از آنان به مخاطبان خاص و عام می باشد. ضمن آنكه شركتهای تعاونی به لحاظ نوع فعالیت به تعاونیهای تولیدی و توزیعی در عرصه های مختلف اقتصادی اعم از صنعت و معدن، كشاورزی و دامپروری، شیلات و آبزیان، خدمات، بازرگانی، آموزشی، فرهنگی، مسكن و عمران و زیر بخشهای آنان تقسیم می گردد كه طبعا با توجه به موضوع و نوع فعالیت، تولیدات آنان اعم از آنكه این تولید خدمات باشد یا كالا، مورد استفاده بخشی از مخاطبان قرار می گیرد.
بنابراین می توان با توجه به این موضوع به تقسیم بندی مخاطبان و نحوه ارتباط با آنان اشاره نمود.
الف) ارتباط درون سازمانی
- ارتباط با هیات مدیره شركت تعاونی
- ارتباط با مدیر عامل شركت تعاونی.
- ارتباط با اعضاء مجمع شركت تعاونی.
- ارتباط مدیران قسمتهای مختلف.
- ارتباط با كاركنان شركت تعاونی.
- ارتباط با سهامداران.
ب) ارتباط برون سازمانی
- ارتباط با ادارات تعاون.
- ارتباط با اتاق تعاون
- ارتباط با صندوق تعاون
- ارتباط بانكها و موسسات اعتباری
- ارتباط با شركتهای تعاونی مشابه در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با شركتهای تعاونی مرتبط در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با شركتهای خصوصی مشابه در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با شركتهای خصوصی مرتبط در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با شركتهای دولتی مشابه در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با شركتهای دولتی مرتبط در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با عموم مردم.
- ارتباط با رسانه های ارتباط جمعی در سطح شهرستان، استان، كشور.
- ارتباط با مراكز آموزشی، علمی، تخصصی مرتبط با موضوع فعالیت شركت تعاونی.
- ارتباط با شركتهای مشابه در منطقه
- ارتباط با شركتهای مشابه در آسیا و جهان.
بنابراین برای ایجاد این ارتباط روابط عمومی شركت تعاونی نیازمند به:
1- تهیه، تنظیم و نگهداری، اطلاعات و آمار جمع آوری شده از مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی براساس اصول متداول و كد بندی شده به نحویكه استفاده از آنها در همه شرایط سهل الوصول باشد.
2- تشكیل بانك اطلاعاتی مكانیزه.
3- تهیه و تجمع آوری مقالات، جزوات، گزارشهای تحلیلی، مطالب علمی، آمار و ارقام در حوزه فعالیت شركت تعاونی.
4- ایجاد صندوق انتقادات، پیشنهادات روابط عمومی در سطح شركت تعاونی به منظور بهره برداری از نقطه نظرات، پیشنهادات، و انتقادات سازنده كاركنان شركت تعاونی و سایر مراجعه كنندگان و مشتریان و جمع بندی، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش نهائی به مدیر عامل و سایر مدیران شركت تعاونی جهت رسیدگی به امور.
5- برقراری ارتباط تنگاتنگ و صمیمی با اعضاء مجمع عمومی و سهامداران.
6- تلاش در برگزاری صحیح و اصولی مجامع عمومی و فوق العاده.
7- اطلاع رسانی مناسب و اصولی درخصوص نحوه و زمان برگزاری مجامع به اعضاء
8- فراهم نمودن شرایط لازم و قانونی در جهت ارائه نقطه نظرات و دیدگاه اعضاء مجمع
9- تهیه و تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی.
10- اطلاع رسانی صحیح و اصولی به اعضاء درخصوص تصمیمات هیات مدیره
11- ایجاد ارتباط صمیمانه با كلیه كاركنان شركت تعاونی.
12- هماهنگی با مدیر عامل شركت تعاونی جهت تعیین وقت برای ملاقات حضوری كاركنان.
13- برنامه ریزی جهت بازدید مدیر عامل و سایر اعضاء هیات مدیره به صورت شخصی و یا بدون هماهنگی قبلی جهت بازدید از قسمتهای مختلف.
14- برگزاری ملاقاتهای عمومی با حضور مدیر عامل و كاركنان شركت تعاونی در محیط صمیمی
15- تلاش در جهت ایجاد همدلی، صمیمیت در بین اعضاء هیات مدیره شركت تعاونی
16- بكارگیری شیوه های اصولی و علمی در برقراری رابطه تنگاتنگ معین مدیر عامل و اعضاء هیات مدیره.
17- ایجاد ارتباط مناسب، منطقی و معقول بین اعضاء هیات مدیره و اعضاء مجمع.
18- فراهم نمودن فرصت و شرایط مناسب در جهت ارائه نظرات، دیدگاهها و یا انتقادات كاركنان شركت تعاونی.
19- پیگیری ویژه روابط عمومی برای حل مشكلات كاركنان شركت تعاونی.
20- ایجاد نظام خاص دریافت پیشنهادات كاركنان و اعضاء مجمع عمومی.
21- جمع آوری مقالات، مطالب، آمار و ارقام مورد نیاز هیات مدیره در جهت تصمیم گیری و برنامه ریزی.
22- رویكرد مناسب به مباحث آموزشی در راستای فعالیت شركت تعاونی.
23- تدوین و برنامه ریزی جهت برگزاری دوره های آموزشی مرتبط با فعالیت شركت تعاونی با استفاده از دستاوردها و فناوری های جدید.
24- ارتباط با مراكز آموزشی، تحقیقاتی، انجمن های تخصصی مرتبط.
25- برگزاری دوره های آموزشی برای مدیر عامل، اعضاء هیات مدیره و سایر كاركنان.
26- برقراری ارتباط با اركان مختلف بخش تعاونی.
27- رفع نیازهای اطلاعاتی جامع درباره مسائل مربوط به شركت تعاونی از طریق تماس با مراجع ذیربط.
28- شناسائی و برقراری ارتباط با شركتهای تعاونی مشابه با موضوع فعالیت در سطح شهرستان، استان، كشور.
29- شناسائی و برقراری ارتباط با شركتهای تعاونی مرتبط با فعالیت در امر تهیه، تولید، توزیع.
30- ایجاد حلقه زنجیره منطقی و مناسب از زمان تهیه، تولید، توزیع تا مصرف.
31- شناسائی و برقراری ارتباط با شركتهای خصوصی مشابه با موضوع فعالیت در امر تهیه، تولید و توزیع.
32- شناسائی و برقراری ارتباط با شركتهای خصوصی مرتبط با موضوع فعالیت شركت تعاونی در امر تهیه، تولید و توزیع.
33- شناسائی و برقراری ارتباط با شركتهای دولتی در زمینه های مشترك و مرتبط با فعالیت شركت تعاونی.
34- راه اندازی تلفن گویا برای برقراری ارتباط با سئوالات و نقطه نظرات مردم.
35- راه اندازی سیستم پست الكترونیكی برای دریافت نقطه نظرات مخاطبان.
36- برگزاری همایش و جلسات مشترك با شركتهای تعاونی مشابه در موضوع فعالیت.
37- برگزاری همایش و جلسات مشترك با شركتهای تعاونی، تولیدی و توزیع مرتبط با موضوع فعالیت.
38- برگزاری جلسات مشترك با نمایندگان بانكها و موسسات مالی و اعتباری در زمینه تقویت سازی منابع مالی شركت تعاونی.
39- تشكیل اتاق یا میز مذاكره جهت به بحث گذاشتن مسائل و مشكلات شركت تعاونی
40- نظام دریافت پیشنهادات از كلیه مخاطبان خاص و عام شركت تعاونی.
41- شناسائی شركتهای تولیدی و توزیعی تعاونی مشابه و مرتبط در خارج از كشور.
42- برقراری ارتباط با شركتهای تعاونی جهت تبادل اطلاعات و حضور اعضاء هیات مدیره برای جلسات مشترك
43- جمع آوری اطلاعات و شناسائی وضعیت بازار داخلی و خارجی جهت ارتباط و ارسال كالا یا خدمات.
44- ارتباط مناسب و تنگاتنگ با رسانه های ارتباط جمعی.
45- ارتباط با روزنامه، هفته نامه و ماهنامه تخصصی و مرتبط با موضوع فعالیت شركت تعاونی.
46- برگزاری مصاحبه مطبوعاتی برای مدیر عامل شركت تعاونی.
47- ارسال خبرها، گزارشها، مقاله درخصوص نحوه عملكرد شركت تعاونی.
48- ارسال آگهی رپرتاژ آگهی در راستای معرفی هرچه بهتر شركت تعاونی.
49- تهیه و چاپ ویژه نامه جهت معرفی شركت تعاونی و محصولات آن.
- پژوهش و افكار سنجی
اگر امروز بخواهیم هر اتحادیه و یا شركت تعاونی را در مقوله مدیریت مشاركتی، پاسخگویی، شفاف سازی، مشتری مداری و مردمداری موفق و پویا قلمداد كنیم. بی تردید شركت تعاونی به این توفیق دست خواهد بست كه شناخت صحیحی از مخاطبان، دیدگاهها، انتظارات، سلایق، و خواسته های آن داشته باشد و به آنان احترام بگذارد و رسیدن به این شناخت میسر نمی گردد مگر از طریق سنجش افكار، كه درواقع راهی برای برقراری ارتباط متقابل، منطقی و تنگاتنگ بین شركت تعاونی و مردم خواهد بود و بزرگترین رسالت روابط عمومی چیزی جز اجرا این مورد مهم نیست. بنابراین برای تحقق رعایت شان و كرامت انسانی و همچنین پیاده كردن اصل مشتری مداری، باید از خواسته ها و نظرات، عقاید و پیشنهادات مراجعه كنندگان، مشتریان و همچنین كاركنان درخصوص مسایل گوناگون از طریق اقكار سنجی اطلاع یافت و در واقع عدم